أخر الاخبار

وظيفة مسؤول عمليات الأعمال ودعم البرامج في المجلس البريطاني صنعاء والمكلا



وظيفة مسؤول عمليات الأعمال ودعم البرامج في المجلس البريطاني 


 

سيتم الإغلاق في 18 سبتمبر 2021
الغرض من الدور

لتوفير التنسيق الرئيسي والدعم اللوجستي لفرق التشغيل والبرنامج بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، المالية واللوجستية والإدارة من خلال تطبيق فهم موثوق للأنظمة والعمليات للتغلب على المشاكل اليومية وضمان سير الأمور بسلاسة
توفير مستوى عملي من المعرفة بإدارة المشاريع لدعم المشاريع الأكبر (بما في ذلك الحفاظ على وثائق المشروع وضمان وجود ضوابط التنفيذ ، والاتصال مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والموردين والجمهور المستهدف الأوسع في اليمن لتحقيق أهداف البرنامج.

الفرص والتحديات الرئيسية لهذا الدور

    أن تكون جزءًا من الفريق التشغيلي الأساسي
    القدرة على التكيف والمتانة للتغيير بما في ذلك دعم الإدارة في تعزيز وتقديم التغيير
    الحفاظ على علاقات داخلية وخارجية قوية
    ضمان الامتثال بما يتماشى مع معايير وإجراءات المجلس الثقافي البريطاني
    السفر من حين لآخر إلى بلدان داخل منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا.

المسؤوليات الرئيسية

التمويل والمشتريات والامتثال

    توفير دعم الإدارة المالية بما في ذلك الاستخدام الفعال لـ SAP ورفع طلبات الشراء والمجلة والنماذج خارج النظام وإنشاء البائعين
    دعم العمليات والبرامج المتعلقة بتخطيط الميزانية ومراقبتها وإعادة التنبؤ بها
    يراقب ويتحمل المسؤولية عن الموارد الصغيرة / النقدية / المخزون ، باتباع الإجراءات المعمول بها ويضمن أن المعدات والمواد متوفرة وجاهزة للاستخدام عند الحاجة
    إدارة وصيانة سجل العقود (العمليات والبرامج) بشكل فعال بما يتماشى مع سياسات المجلس الثقافي البريطاني ذات الصلة
    دعم إعداد العمليات الشهرية والتدفقات النقدية للبرامج
    إدارة فواتير البائعين وصيانة الملفات والسجلات المالية ، بما في ذلك التصوير والمسح الضوئي والأرشفة
    متابعة إجراءات الشراء والإجراءات المالية لضمان الامتثال للمجلس الثقافي البريطاني ومتطلبات العميل عند الاقتضاء.
    دعم التشغيل وإدارة معلومات البرنامج صيانة السجل والامتثال

دعم البرنامج / العملية

    يوفر الدعم اللوجستي للمنظمة وتسليم الأنشطة / الأحداث الداخلية والخارجية ، لضمان سيرها بسلاسة وكفاءة بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل والأماكن
    جمع ومعالجة بيانات أصحاب المصلحة ، بما في ذلك REF بما يتماشى مع سياسات المجلس الثقافي البريطاني
    الدعم في إعداد مواد التدريب والفعاليات وورش العمل
    ضمان إدارة معلومات جيدة لوثائق المشروع / البرنامج والتسجيل المناسب لقاعدة البيانات باستخدام مواقع التعاون (SharePoint و G drive) والملفات الثابتة
    تقرير عن المعالم الرئيسية والمخاطر الناشئة فيما يتعلق بالخدمات اللوجستية والمشتريات والمدفوعات

أصحاب المصلحة وإدارة الموردين

    تنسيق المهام مع الآخرين ، على سبيل المثال الزملاء الداخليون أو المقاولون / الموردون الخارجيون ، لإكمال الأنشطة ، ضمن الإجراءات المعمول بها ، من أجل ضمان تقديم الخدمات بكفاءة
    التعرف على تأثير الحوادث الناشئة وفهمه (مثل الشكاوى ، والإمدادات ، والصعوبات اللوجستية أو التقنية) وتنبيه الإدارة بشكل استباقي إلى أي مشكلات ذات أهمية من المحتمل أن تؤثر على تقديم الخدمة / المشروع / المهمة أو تجربة العملاء
    ضمان الحفاظ على أصحاب المصلحة الإيجابية والمنتجة وإدارة العلاقات من جهات الاتصال المحلية والإقليمية والمملكة المتحدة

تواصل

    مسؤول عن التواصل مع أصحاب المصلحة المعنيين وخاصة الشركاء بما في ذلك الرد على الاستفسارات الداخلية والخارجية.
    المتابعة مع التقارير والتمويل
    اغتنم وحدد الفرص لعرض التأثير والنجاح
    التواصل مع البائعين والشركاء وزملاء المجلس الثقافي البريطاني على مستوى العالم وفي المنطقة بما يتماشى مع سياسات المجلس الثقافي البريطاني ذات الصلة
    دعم تبادل معلومات المشروع محليا وإقليميا

إدارة الذات والآخرين

    يخطط ويرتب أولويات أنشطة العمل الخاصة ، والاستجابة للمتطلبات المتغيرة لضمان التنفيذ الفعال للمسؤوليات على مدى أفق زمني يومي / أسبوعي
    المهام والتنسيق للآخرين (مثل الزملاء الداخليين أو المقاولين / الموردين الخارجيين) لإكمال الأنشطة المباشرة والمحدودة بوقت ، ضمن الإجراءات المعمول بها ، من أجل ضمان تقديم الخدمات بكفاءة. يراقب إنجاز المهمة وفقًا لمعايير الجودة والوقت المتفق عليها.

عنك (المتطلبات الأساسية للدور):

    إجادة اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثا وكتابة)
    شهادة جامعية
    سنتين من الخبرة ذات الصلة في المنظمات الدولية غير الحكومية
    خبرة مثبتة في مجال إدارة العمليات والبرامج

المتطلبات المرغوبة

    خبرة في الإدارة المالية
    تجربة مع وظائف SAP الأساسية
    المعرفة في الاتصال بالمشروع ودعمه 

 

مزيد من المعلومات

    الدور: مسؤول دعم البرامج والعمليات التجارية
    عدد المناصب: 1
    نطاق الدفع: H / 4
    الموقع: صنعاء أو المكلا اليمن (للتأكيد)
    نوع العقد: عقد محدد المدة حتى مارس 2022 (قابل للتجديد)
    تاريخ ووقت الإغلاق: 18 سبتمبر 2021 (22:00 بتوقيت اليمن المحلي)
    الراتب: 1538.46 دولارًا أمريكيًا
    متطلبات أخرى: هذا الدور مفتوح للمرشحين الذين لديهم الحق القانوني للعمل في اليمن

يرجى ملاحظة أنه يجب تقديم جميع الطلبات باللغة الإنجليزية.
يُنصح بالتقدم مقدمًا لتجنب أي مشاكل فنية في اللحظة الأخيرة.

بيان المساواة
يلتزم المجلس الثقافي البريطاني بسياسة المساواة وتقدير التنوع ويحرص على عكس تنوع المجتمعات التي نعمل فيها على كل المستويات داخل المنظمة. نرحب الطلبات من جميع قطاعات المجتمع. نهدف إلى الالتزام بالتشريعات المتعلقة بالمساواة وتعزيزها باتباعها نصًا وروحًا لتجنب التمييز غير المبرر ، والاعتراف بالتمييز كعائق أمام تكافؤ الفرص والإدماج وحقوق الإنسان. يُطلب من جميع الموظفين في جميع أنحاء العالم التأكد من أن سلوكهم يتوافق مع سياساتنا.

يتمتع المجلس الثقافي البريطاني بوضع صاحب عمل واثق من الإعاقة. نحن نقدم مخطط مقابلة مضمون للمتقدمين ذوي الإعاقة الذين يستوفون المعايير الأساسية للدور. يتم تشجيع المتقدمين على إبراز أي متطلبات أو تعديلات محددة مطلوبة لتمكين المشاركة في عملية التوظيف.
يلتزم المجلس الثقافي البريطاني بحماية الأطفال والشباب والبالغين الذين نعمل معهم.
نعتقد أن جميع الأطفال والبالغين في كل مكان في العالم يستحقون العيش في بيئات آمنة ولهم الحق في الحماية من جميع أشكال الإساءة وسوء المعاملة والاستغلال على النحو المنصوص عليه في المادة 19 من اتفاقية الأمم المتحدة لحقوق الإنسان (اتفاقية الأمم المتحدة لحقوق الإنسان). طفل) 1989.
سيعتمد التعيين في المناصب التي توجد فيها مشاركة مباشرة مع الفئات الضعيفة على إجراء فحوصات شاملة ؛ وستشمل هذه فحوصات المؤهلات والتحقق من الجهات المرجعية وفحوصات الهوية والسجلات الجنائية بما يتماشى مع المتطلبات القانونية وسياسات الحماية الخاصة بالمجلس الثقافي البريطاني للبالغين والأطفال.


طريقة التقديم 

اتبع التعليمات عبر الرابط التالي

انقرهنا



التعليقات

أحدث أقدم